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  • S'engager au service des autres

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Les démarches pour organiser une manifestation

AVANT LA MANIFESTATION

À qui déclarer ?

MAIRIE

Demander l’autorisation d’organiser la manifestation lorsque l’événement a lieu pour tout ou partie sur le territoire d’une commune en zone gendarmerie.
Demander l’autorisation d’ouvrir un débit de boissons occasionnel avec vente d’alcool.
Prendre connaissance des différents arrêtés préfectoraux et municipaux réglementant les conditions de déroulement des manifestations : dispositions en matière de sécurité, annonces par haut-parleurs, distribution de tracts, etc.

PREFECTURE OU SOUS-PREFECTURE

Demande d’autorisation lorsque l’événement a lieu pour tout ou partie sur le territoire de communes en zone police nationale, et notamment pour tout ce qui concerne la diffusion par haut-parleurs.
L’organisation de rallyes, cross, courses cyclistes, lâchers de ballons, vols d’avions, de montgolfières...
Demande de dérogation pour l’ouverture de débits de boissons dans des sites protégés, tels les stades ou les écoles.

GENDARMERIE OU COMMISSARIAT DE POLICE

Déclarer la manifestation.
Demander le passage d’une ronde de police au cours de la manifestation.
Quelles démarches effectuer ?

ASSURANCE (l'APAC assurances peut vous faire un devis sur demande)

Déclarer la manifestation et souscrire une assurance «responsabilité civile organisateur (RCO)» couvrant les dégâts occasionnés aux lieux, aux biens confiés et les dommages aux personnes. Cette assurance doit inclure la période de montage et de démontage.
Si le budget engagé est important, prendre une assurance annulation.
En cas de distribution alimentaire, veiller à ce que les garanties couvrent les risques de toxi-infection alimentaire collective.

ALIMENTATION

Une politique unique en matière d’hygiène de l’alimentation humaine est applicable depuis le 1er janvier 2006. L’objectif de ces textes du « Paquet Hygiène » en vigueur depuis janvier 2006 est de garantir les denrées alimentaires servies aux consommateurs ne présentant aucun danger pour leur santé.

Ces textes sont consultables sur le site du Ministère de l’agriculture, de l’alimentation et de la forêt. Il est important de comprendre que l’hygiène alimentaire n’est pas seulement une affaire de professionnel-les et que les règles s’appliquent à tous et toutes dès lors que l’on distribue, même gratuitement, des aliments.

Les règles qu’il faut s’efforcer de respecter lors des manifestations organisées ponctuellement concernent :

le matériel et des équipements
la préparation des denrées alimentaires
le service des denrées
le personnel
le nettoyage et de l’entretien

 Quelles obligations ?

DROITS D'AUTEUR (la FOL23 met à disposition un visa SACEM au prix de 8.50€ et vous permet d'obtenir une réduction de 12.5% sur les droits d'auteurs)

Demander l’autorisation d’utiliser les créations (dessins, photos, textes, musiques, logiciels...) à l’organisme gérant les droits de l’auteur concerné (SACEM, SACD...).
- Quinze jours avant, déclarer à la SACEM ou à la SACD la manifestation (spectacle divers, concert récital, gala, bal, même gratuit).

BILLETERIE

Les billets doivent comporter 3 volets précisant la date, l’heure, le titre de la représentation, son prix ou la mention « gratuit », et la numérotation suivie du billet ou des carnets. A la fin du spectacle, un relevé des ventes doit être établit pour chaque catégorie de places. Ce relevé sera adressé à la SACD ou à la SACEM pour calculer le montant des droits d’auteur et de la taxe parafiscale sur les spectacles. Il permet également de calculer le montant de TVA pour les organismes fiscalisés.

APRES LA MANIFESTATION

Droits d’auteurs (SACEM, SACD...)

État des recettes et dépenses.
Programme des oeuvres interprétées.
Cotisations sociales

Faire parvenir les bordereaux avec les paiements aux différents organismes.